Memahami Lean
Pemikiran Lean diperkenalkan oleh Toyota Motor Corporation pada awal tahun 1930 dimana ianya bermula apabila Toyota Motor Corporation melaksanakan Toyota Production System bagi mengkaji kelemahan proses pengeluaran automotif Ford. Toyota mula dikenali dunia pada 1980 an kerana keistimewaan kualiti dan kecekapan pengeluarannya seterusnya berjaya menjadi pengeluar terbesar dunia pada tahun 2012 mengatasi General Motors (sumber: Wall Street Journal, 2013) melalui amalan pengeluaran Lean (Lean Manufacturing) dan Falsafah Pengurusan Toyota – 4P.
Amalan Pengurusan Lean kini digunakan secara meluas di dalam sektor awam mahu pun sektor swasta di seluruh dunia bagi tujuan meningkatkan:
- Perkhidmatan Pelanggan
- Kualiti
- Kecekapan
- Motivasi Staf
- Kerjasama dan komunikasi dalaman
Perkataan “Lean” sebenarnya telah diperkenalkan Profesor Womack & Dan Jones semasa mengkaji sistem pengeluaran Toyota (Toyota Production System) pada tahun 1980an.
5 Prinsip Lean
James Womack & Dan Jones di dalam buku mereka, “The Machine That Change The World” dan “Lean Thinking” mengenal pasti 5 prinsip yang menerangkan maksud Lean:
1) Specify Value (Mengenalpasti Nilai) – Apa Yang Pelanggan Sanggup Bayar
Menentukan nilai sesuatu produk atau perkhidmatan dari sudut perspektif pelanggan (end customer/user) iaitu kebolehan memberikan produk atau perkhidmatan kepada pelanggan pada masa yang tepat dengan harga yang bersesuaian yang dapat memenuhi objektif dan kepuasan pelanggan. Nilai hanya boleh ditentukan oleh pelanggan walaupun secara dasarnya produk dihasilkan oleh syarikat.
2) Identify the Value Stream (Mengenalpasti Aliran Nilai) – Proses Yang Memberi Nilai
Prinsip kedua ini diperlukan untuk mengenalpasti dan mencipta tindakan penting dan yang tidak penting yang dianggap merugikan (“waste”) untuk membantu perjalanan aliran kerja pembuatan produk atau perkhidmatan agar lebih cekap atau efisyen. Terdapat 3 jenis tindakan atau aktiviti dalam proses mengenalpasti keseluruhan Aliran Nilai iaitu:
- Tindakan atau aktiviti yang mampu menambah nilai
- Tindakan atau aktiviti yang tidak menambah nilai tetapi tidak dapat dielakkan melalui teknologi yang digunakan
- Tindakan atau aktiviti yang tidak menambah nilai tetapi dapat dielakkan/hapuskan.
Pentingnya mengenalpasti 3 tindakan ini kerana ia dapat menyingkirkan tindakan yang tidak penting dan merugikan dan dalam masa yang sama dapat mengoptimumkan aliran kerja pembuatan produk atau perkhidmatan dan akhirnya membentuk Aliran Nilai.
3) Create Flow (Membentuk Kelancaran) – Menyusun Atur Proses Aliran Nilai Secara Berterusan
Apabila Nilai telah dikenalpasti secara tepat dan Aliran Nilai untuk produk atau perkhidmatan telah lengkap dirancangkan, peringkat seterusnya ialah meminimumkan waktu menunggu (minimal queues) dan tiada pembikinan semula (rework) atau pemberhentian (stop pages) di dalam aliran kerja secara berterusan.
Dalam erti kata lain, “flow” adalah merujuk kepada peningkatan atau kemajuan yang dicapai dalam sesuatu proses. Di mana, tindakan yang berpotensi untuk menyebabkan gangguan, kelewatan kelemahan atau kecacatan dapat disingkirkan.
4) Establish Customer Pull (Memperkukuh Tarik) – Memberi tindak balas kepada permintaan pelanggan
Selepas proses yang tidak menambah nilai dikeluarkan, proses pengeluaran hanya fokus kepada apa yang pelanggan perlukan dan bila ia diperlukan. Ia akan memberikan indikasi kepada kemampuan syarikat untuk respon kepada kehendak pelanggan. “Pull” bermaksud suatu proses atau sistem yang melibatkan pembuatan sesuatu produk di mana sesuatu proses pembuatan itu tidak akan dimulakan selagi tidak menerima “signal” keperluan daripada pihak pelanggan.
5) Seek Perfection (Mencari Kesempurnaan) – Proses Penambahbaikan Berterusan
Kesempurnaan wujud setelah semua aktiviti “waste” atau pembaziran disingkirkan secara keseluruhan daripada aliran proses pembuatan produk atau aliran perkhidmatan selaras dengan permintaan dan kehendak pelanggan. Kesempurnaan dapat dicapai apabila sesebuah syarikat mampu membawa proses mereka melalui 4 prinsip yang telah dinyatakan iaitu Mengenalpasti Nilai, Mengenalpasti Aliran Nilai, Mencipta Kelancaran dan Mewujudkan Tarik.
Namun, anda akan sedar bahawa pengurangan kos, masa, peningkatan kelajuan dan kecekapan dan penjimatan ruang memerlukan proses dan usaha yang berterusan. Prinsip kelima ini memerlukan anda untuk “menggali” kesempurnaan dengan menyingkirkan secara berterusan lapisan-lapisan “waste” yang tersembunyi.