PERSATUAN WANITA UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

Fasal 1 

Nama

Persatuan Wanita Universiti Putra Malaysia. Sebutan ringkas PERMATA UPM.

Fasal 2

Alamat Berdaftar

Alamat berdaftar Persatuan ialah Pejabat Naib Cancelor, Universiti Putra Malaysia, 43400 UPM, Serdang, Selangor Darul Ehsan.

Alamat berdaftar tidak boleh diubah tanpa kebenaran Pendaftaran Pertubuhan terlebih dahulu.

Fasal 3

Takrif

1.

Persatuan bermakna Persatuan Wanita Universiti Putra Malaysia.

2.

Mesyuarat Agung bermakna mesyuarat yang diadakan menurut Fasal 11 dan 12.

3.

Jawatankuasa Kerja bermakna Jawatankuasa Kerja seperti yang ditubuh mengikut Fasal 13.

4.

Ahli bermakna seseorang yang telah diterima menjadi ahli Persatuan menurut Fasal 6.

5.

Universiti bermakna Universiti Putra Malaysia.

6.

Wanita bermakna isteri kakitangan dan kakitangan wanita yang bertugas dengan universiti.

7.

Bercuti bermakna cuti sabatikal, cuti belajar, cuti tanpa gaji yang lama atau bercuti mengikut suami.

Fasal 4

Matlamat

1.

Mencapai persefahaman, kerjasama, kesejahteraan ahli menerusi kegiatan Persatuan.

2

Mengada dan menjalinkan hubungan serta kerjasama dengan individu dan badan-badan lain yang sesuai dengan tugas dan matlamat Persatuan. 

3.

Berusaha membantu dan meninggikan imej serta nama baik ahli dan kaum wanita keseluruhannya.

4.

Mengada, menganjur dan melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam bidang sosial dan kebajikan.

5.

Menimbulkan kesedaran di kalangan ahli akan kepentingan peranan dan tanggungjawab wanita dalam meninggikan imej institusi dan negara.

Fasal 5

Tugas

Tugas Utama Persatuan ialah:

1.

Menjadi badan perundingan bagi semua perkara berkenaan dengan kebajikan dan kepentingan ahli.

2.

Memelihara konsep, dasar dan matlamat Universiti Putra Malaysia.

3.

Menjadi satu badan yang mewakili isteri kakitangan dan kakitangan wanita yang bertugas dengan Universiti.

4.

Bekerjasama dengan lain-lain pertubuhan di dalam Malaysia yang sesuai dengan dasar Persatuan.

5.

Memberi sumbangan untuk perkembangan dan kemajuan Universiti pada keseluruhannya.

6.

Menyebarkan penerangan dan maklumat mengenai kegiatan dan hal yang ada kaitan dengan kepentingan ahli.

7.

Menganjur dan menggalakkan minat untuk kesuburan rohani, jasmani, ekonomi dan sosial ahli.

8.

Bekerjasama rapat dengan pihak berkuasa Universiti dalam hal-hal yang berkaitan dengan kepentingan ahli.

Fasal 6

Ahli

Keahlian Persatuan ini adalah terbuka kepada kakitangan wanita dan isteri kakitangan dari semua peringkat yang terdapat dalam Universiti.

Jenis Ahli

1.

Ahli Biasa

Seseorang kakitangan wanita atau isteri kakitangan itu layak menjadi ahli biasa Persatuan sekiranya mempunyai syarat-syarat berikut:

a)  Warganegara Malaysia atau isteri kepada warganegara. 

b)  Membayar yuran keahlian dan yuran masuk. 

c)  Perkhidmatannya atau perkhidmatan suaminya dengan Universiti. 

2.

Ahli Bersekutu

Kakitangan wanita atau isteri kakitangan Universiti yang memohon menjadi ahli tetapi:- 

a)  Bukan Warganegara Malaysia dan perkhidmatannya atau perkhidmatan suaminya dipinjamkan ke Universiti. 

b)  Membayar yuran keahlian dan yuran masuk. 

c)  Kakitangan wanita yang telah bersara. 

3.

Ahli Kehormat

Ahli Kehormat ialah seseorang yang difikirkan layak oleh Jawatankuasa Kerja untuk menjadi ahli tanpa bayaran yang mempunyai kepakaran atau memberi manafaat kepada Persatuan.

4.

Ahli Seumur Hidup

Seorang ahli yang telah bersara boleh memohon untuk menjadi ahli seumur hidup dengan bayaran penuh sepuluh (10) tahun yuran keahlian.

Kaedah Perlantikan Ahli

Permohonan menjadi ahli hendaklah melalui borang yang disediakan oleh Persatuan dan diserahkan kepada Setiausaha Kehormat. Jawatankuasa Kerja berkuasa meluluskan atau menolak sebarang permohonan menjadi ahli tanpa sebarang sebab.

Fasal 7

1. Semua ahli dikenakan membayar yuran masuk sebanyak RM 5.00 semasa mengemukakan borang permohonan.
2. Yuran keahlian adalah RM4.00 sebulan atau RM 48.00 setahun untuk semua kategori ahli.
3. Yuran khas daripada ahli untuk perkara yang ditentukan boleh dijalankan dengan persetujuan Mesyuarat Agung.  Sekiranya ada ahli yang mungkir membayar yuran khas tersebut di dalam masa yang telah ditetapkan, maka yuran khas itu akan dianggap sama seperti hutang yuran bulanan.

1. Ahli yang hendak berhenti dari Persatuan hendaklah memberi notis sekurang-kurangnya sebulan secara bersurat kepada Setiausaha Kehormat dan hendaklah menjelaskan hutang (jika ada) dan yurannya.
2. Keahlian gugur dengan sendirinya jika ia berhenti membayar yuran selama 12 bulan berturut-turut atau jika ia atau suaminya tidak lagi menjadi kakitangan Universiti.

1. Kecuali dinyatakan dalam undang-undang, semua ahli Persatuan adalah mempunyai hak yang sama dalam Persatuan.
2. Ahli biasa berhak bercakap, mencadang, menyokong dan mengundi dan dicalonkan sebagai ahli Jawatankuasa Kerja.
3. Ahli kehormat dan Ahli Bersekutu berhak mendapat semua faedah dan kemudahan seperti ahli biasa tetapi tidak boleh mencadang, mengundi dan menjadi ahli Jawatankuasa Kerja.

1. Memastikan yurannya telah dijelaskan dengan tetap dan mendapatkan resit rasmi pembayarannya itu. 
2. Memberitahu Setiausaha Kehormat dengan segera apabila berpindah atau bertukar tempat kerja. 
3. Menghormati dan mematuhi undang-undang Persatuan, Perlembagaan Persatuan dan keputusan Mesyuarat Agung. 
4. Memberitahu Setiausaha Kehormat dua minggu sebelum bercuti dengan menyatakan tujuan dan tempoh; serta memaklumkan jika telah kembali bertugas.  Semasa bercuti keahliannya digantung dan tidak perlu membayar yuran.
5. Hanya Presiden atau Ahli Jawatankuasa Kerja dengan persetujuan Presiden dibenarkan membuat kenyataan rasmi mengenai Persatuan.

Fasal 11

Mesyuarat Agung Tahunan

Mesyuarat Agung Tahunan Persatuan hendaklah diadakan sebelum akhir bulan Mac setiap tahun atau mengikut situasi semasa dengan kebenaran.  Tarikh, masa dan tempat Mesyuarat Agung hendaklah ditetapkan oleh Jawatankuasa Kerja.

1. Suatu notis awal bersama kertas pencalonan jika perlu, mengenai Mesyuarat Agung Tahunan yang menyatakan tarikh, masa dan tempat mesyuarat dan juga meminta usul untuk dibincangkan termasuk usul pindaan Perlembagaan hendaklah dihantar oleh Setiausaha Kehormat kepada semua ahli tidak lewat dari sebulan sebelum tarikh mesyuarat.
2. Perlantikan Ahli Jawatankuasa Kerja hanya akan dibuat setiap dua tahun sekali dalam Mesyuarat Agung Tahunan.  Pencalonannya hendaklah dipersetujui oleh calon itu sendiri dan dilaksanakan dengan seorang pencadang dan seorang penyokong.
3. Setiausaha Kehormat hendaklah menghantar kepada semua ahli, agenda mesyuarat termasuk usul-usul, salinan laporan atau penyata dan akaun yang telah diaudit, sekurang-kurangnya tujuh hari sebelum tarikh mesyuarat.
4. Satu Perempat ahli biasa ataupun dua kali ganda jumlah ahli jawatankuasa (mana yang kurang) hendaklah hadir di dalam Mesyuarat Agung bagi mengesahkan perjalanan mesyuarat dan mencukupi bilangan (kuorum) untuk mesyuarat.
5. Sekiranya kuorum tidak diperolehi dalam tempoh satu jam daripada masa mesyuarat dijadualkan bermula, Mesyuarat Agung hendaklah ditangguhkan kepada satu tarikh yang ditetapkan oleh Jawatankuasa Kerja.  Tarikh ini hendaklah tidak lewat daripada tiga puluh hari dari tarikh mesyuarat yang asal.
6. Jika kuorum tidak juga didapati selepas satu jam dari tarikh mesyuarat yang telah ditangguhkan itu, ahli adalah berkuasa meneruskan mesyuarat hari itu tetapi tidak mempunyai kuasa meminda Perlembagaan Persatuan.
7. Perkara yang dimesyuarat dalam Mesyuarat Agung itu hendaklah termasuk perkara berikut:

a)    Menerima laporan Setiausaha Kehormat dan Bendahari Kehormat.

b)    Mempertimbang dan memberi keputusan bagi semua perkara yang berkaitan dengan ahli dan kemajuan Persatuan.

c)    Melantik Ahli Jawatankuasa Kerja dua tahun sekali.

d)    Melantik Juruaudit Dalam.

e)    Mempertimbang dan memberi keputusan bagi semua perkara yang termasuk dalam agenda.

f)     Melantik seorang Penasihat yang terdiri daripada mereka yang dianggap boleh memberi nasihat dan petunjuk serta menaikkan imej Persatuan.

Fasal 12

Mesyuarat Agung Tergempar

1. Mesyuarat Agung Tergempar boleh diadakan: 
   Jika Jawatankuasa Kerja memutuskan sangat perlu diadakan atau atas permintaan bertulis daripada tidak kurang dari satu pertiga jumlah bilangan ahli yang layak mengundi dan menyatakan tujuan dan alasan untuk Mesyuarat tersebut diadakan.
2. Mesyuarat Agung Tergempar yang diminta oleh ahli hendaklah diadakan pada satu tarikh dalam tempoh 30 hari selepas permintaan itu diterima, dan hanya satu agenda sahaja yang akan dibahas di mesyuarat itu. 
3. Notis dan agenda untuk sesuatu Mesyuarat Agung Tergempar hendaklah dikemukakan oleh Setiausaha Kehormat kepada semua ahli tidak lewat daripada tujuh hari sebelum tarikh mesyuarat yang telah ditetapkan. 
4. Peruntukan pada Fasal 11 (4), (5), (6) dan (7) hendaklah dipakai tetapi dengan syarat iaitu jika tidak ada kuorum selepas satu jam pada tarikh Mesyuarat Agung Tergempar yang ditangguhkan itu.  Mesyuarat hendaklah dibatalkan, dan tidak ada lagi Mesyuarat Agung Tergempar yang diminta boleh diadakan untuk tujuan yang sama sehingga ke satu tempoh tidak kurang daripada enam bulan dari tarikh tersebut.

1. Jawatankuasa Kerja adalah kuasa tertinggi selepas Mesyuarat Agung.  Keputusan yang diambil oleh Jawatankuasa Kerja adalah muktamad kecuali dibatalkan oleh Mesyuarat Agung. 
2. Jawatankuasa Kerja hendaklah mengandungi

   - Seorang Presiden
   - 2 Timbalan Presiden
   - Seorang Setiausaha Kehormat
   - Seorang Penolong Setiausaha Kehormat
   - Seorang Bendahari Kehormat
   - Seorang Penolong Bendahari Kehormat
   - 6  Ahli Jawatankuasa

   Pemegang Jawatankuasa Kerja dalam persatuan ini hendaklah terdiri dari Warganegara Malaysia.

3. Tertakluk kepada Fasal 13, ahli Jawatankuasa Kerja hendaklah berkhidmat selama dua tahun terutama Presiden. Bagi ahli Jawatankuasa Kerja yang dilantik menurut Fasal 14 (4). hendaklah berkhidmat selama baki tempoh perkhidmatan ahli yang digantikan olehnya.
4. Jawatankuasa Kerja hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya satu kali setiap dua bulan dan kuorum ialah seramai setengah dari jumlah Ahli Jawatankuasa Kerja.
5. Semua Ahli Jawatankuasa Kerja hendaklah dipilih di dalam Mesyuarat Agung Tahunan melalui undi terbuka, kecuali isteri Naib Canselor yang secara otomatis akan menjadi Penasihat dengan syarat dipersetujui olehnya sendiri. Walau bagaimanapun, Penasihat juga boleh dilantik dari kalangan Pengurusan Universiti (jika wanita) atau isteri Pengurusan Universiti yang mampu memberi nasihat kepada PERMATA.
6. Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Kerja hendaklah dipanggil oleh Setiausaha Kehormat dengan persetujuan Presiden.  Notis hendaklah diberikan kepada setiap ahli tidak kurang daripada 3 hari.

Tugas-tugas Jawatankuasa Kerja

1. Merancang dan mengendalikan aktiviti Persatuan.
2. Menubuh Ahli Jawatankuasa Kecil untuk memajukan persatuan.
3. Mengurus tabung dan lain-lain punca kewangan.
4. Melantik ahli Jawatankuasa Kerja apabila berlaku kekosongan luar jangka.
5. Selepas Mesyuarat Agung, tafsiran Perlembagaan oleh Jawatankuasa Kerja adalah muktamad kecuali dibatalkan oleh Mesyuarat Agung kemudiannya.

Tanggungjawab Ahli Jawatankuasa Kerja

1. Presiden dalam tempoh jawatannya sebagai presiden hendaklah:

   a)    Mempengerusikan mesyuarat Jawatankuasa Kerja

   b)    Mempunyai kuasa undi penentu (casting vote)

   c)    Menandatangani Minit Mesyuarat yang telah diluluskan

   d)    Menguruskan pentadbiran am dan hal ehwal Persatuan

   e)    Mengada, menganjur dan melaksanakan kegiatan-kegiatan persatuan.

    

2. Timbalan Presiden:  Dalam tempoh jawatannya sebagai Timbalan Presiden hendaklah:

   - menggantikan Presiden sekiranya jawatan itu dikosongkan dan / atau Presiden tidak dapat menjalankan tugas atas sebab tertentu.

    

3. Setiausaha Kehormat:  Dalam tempoh jawatannya sebagai Setiausaha Kehormat hendaklah:

   a)    Menjadi Ketua Tadbir Persatuan di bawah arahan Presiden.

   b)    Menjalankan urusan surat menyurat Persatuan

   c)    Menyedia dan membentangkan Penyata Tahunan Persatuan bagi pihak Jawatankuasa Kerja

   d)    Menyimpan buku daftar ahli yang mengandungi butiran seperti nama, nombor kad pengenalan, pekerjaan dan alamat setiap ahli.

   e)    Melaporkan Penyata Tahunan Persatuan kepada Pendaftar Pertubuhan sebagaimana yang dikehendaki di bawah Seksyen 14(1) Akta Pertubuhan, 1966 dalam tempoh 28 hari dari tarikh Mesyuarat Agung Tahunan diadakan.  

    

4. Penolong Setiausaha Kehormat:  Dalam temoh jawatan mereka sebagai Penolong Setiausaha Kehormat hendaklah:

   a)    Menggantikan Setiausaha Kehormat sekiranya jawatan itu kosong ataupun tidak menjalankan tugas oleh sebab-sebab tertentu.

   b)    Menjalankan arahan Setiausaha Kehormat

   c)    Menyimpan rekod dan dokumen Persatuan.

    

5. Bendahari Kehormat:  Dalam tempoh jawatannya sebagai Bendahari Kehormat hendaklah:

   a)    Bertanggungjawab di atas semua kira-kira kewanganPersatuan.

   b)    Menyedia dan membentang Penyata Kewangan dalam Persidangan Agung Tahunan

    

6. Penolong Bendahari Kehormat:  Dalam tempoh jawatannya sebagai Penolong Bendahari Kehormat hendaklah:

   a)  Menggantikan Bendahari Kehormat ketika ketiadaannya.

   b)  Menyimpan buku daftar yuran masuk dan yuran tahunan ahli.

   c)  Mengirim notis kepada ahli yang tidak menjelaskan yuran tahunan.

    

7. Ahli Jawatankuasa

   a)    Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Persatuan hendaklah menentukan jawatan dan tugas (Portfolio) bagi setiap orang ahli Jawatankuasa Biasa.

   b)    Jawatan dan tugas yang dibentuk hendaklah bersesuaian dengan tugas dan matlamat Persatuan.

1. Tiga Pemegang Amanah berumur 21 tahun ke atas hendaklah dilantik oleh Mesyuarat Agung dan hendaklah memegang jawatan mengikut persetujuan Persatuan.
2. Persatuan adalah mempunyai kuasa membeli atau mencagar tanah bangunan dan harta untuk Persatuan atas nama Pemegang Amanah, tertakluk pada persetujuan Mesyuarat Agung. 
3. Pemegang Amanah boleh digugurkan jawatannya jika kesihatannya tidak mengizinkan, tidak siuman, berada di luar negeri, dan lain-lain sebab yang difikirkan oleh Mesyuarat Agung sebagai sebab ia tidak boleh lagi menjadi Pemegang Amanah.
4. Kekosongan jawatan Pemegang Amanah hendaklah diisi dalam Mesyuarat Agung secepat mungkin. 
5. Mesyuarat Agung Tahunan boleh melantik sebuah syarikat Pemegang Amanah seperti yang diperuntukkan dalam Ordinan Syarikat Amanah (Trust Ordinance 1949) atau undang-undang lain yang tertulis yang mengawal syarikat-syarikat Pemegang Amanah yang tunggal bagi Persatuan.  Jika dipakai syarikat amanah “Pemegang Amanah” dalam undang-undang ini bererti Syarikat Amanah tersebut.

1. Dua orang Juruaudit Dalam yang bukan menjadi ahli Jawatankuasa Kerja hendaklah dilantik dalam Mesyuarat Agung Tahunan.  Juruaudit itu hendaklah memeriksa kira-kira Persatuan pada penghujung setiap tahun dan menyampaikan penyatanya kepada Jawatankuasa Kerja. 
2. Semua Laporan Kewangan hendaklah diaudit oleh kedua juruaudit dan mereka itu berhak melihat semua penyata dan dokumen kewangan yang mustahak untuk menyempurnakan tugasnya.

1. Akaun Persatuan boleh dibelanjakan untuk perkara berikut: 

   a)    Bayaran kos dan perbelanjaan pentadbiran Persatuan. 

   b)    Mencetak dan mengedar surat berita, pekeliling dan dokumen untuk kebajikan dan kepentingan ahli selaras dengan tugas dan matlamat Persatuan. 

   c)    Menjalankan kegiatan sukan, latihan, kebajikan dan sosio budaya untuk ahli. 

   d)    Membeli atau membina atau menyewa bangunan untuk menjalankan kerja Persatuan. 

   e)    Memberi bantuan kepada keluarga kakitangan Universiti yang memerlukan bantuan untuk pelajaran anak-anak. 

   f)     Memberi bantuan kepada pelajar miskin di Universiti.

    

2. Akaun Persatuan tidak boleh digunakan untuk pembayaran denda mahkamah yang dikenakan kepada seseorang ahli.

    

3. Semua wang Persatuan yang tidak digunakan bagi perbelanjaan semasa hendaklah dimasukkan ke Akaun Persatuan oleh Bendahari Kehormat di bank dalam tempoh tujuh hari diterima.  Akaun bank hendaklah dibuat atas nama Persatuan.

    

4. Semua cek, baucer, dokumen kewangan dan notis wang keluar dalam akaun Persatuan hendaklah ditandatangani oleh Bendahari Kehormat dan Presiden atau Setiausaha Kehormat.

    

5. Bendahari Kehormat boleh menyimpan “petty cash” yang tidak melebihi lima ratus ringgit pada satu masa.  Semua perbelanjaan hendaklah mendapat kebenaran Presiden atau Setiausaha Kehormat.

    

6. Perbelanjaan yang lebih daripada RM 500.00 bagi sesuatu masa tidak boleh dibayar dengan tidak diluluskan terlebih dahulu oleh Jawatankuasa Kerja, dan perbelanjaan yang lebih daripada RM 5,000.00 bagi sebulan tidak boleh dilakukan tanpa mendapat kebenaran Mesyuarat Agung terlebih dahulu.  Perbelanjaan yang kurang daripada RM 20,000.00 bagi sesuatu masa bolehlah diluluskan oleh Presiden bersama Setiausaha Kehormat dan Bendahari Kehormat.

    

7. Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan serta Kunci Kira-kira setahun hendaklah disediakan oleh Bendahari dan diperiksa oleh Juruaudit Dalam mengikut undang-undang Fasal 17 dengan seberapa segeranya setelah tamat tahun kewangan.  Penyata Kewangan yang telah diaudit itu hendaklah dikemukakan untuk kelulusan Mesyuarat Agung Tahunan yang berikut, dan salinan laporan kewangan hendaklah dibekalkan untuk makluman ahli.

    

8. Tahun kewangan Persatuan ialah dari 1 Januari hingga 31 Disember.

Ahli yang ingin mengetahui Akaun Persatuan boleh berbuat demikian setelah memberi notis tujuh hari untuk memeriksa semua Penyata Kewangan Persatuan dan di tempat rekod berkenaan disimpan. 

Pindaan perlembagaan tidak boleh dibuat di Mesyuarat Agung dengan persetujuan dua pertiga ahli mesyuarat yang hadir.  Semua tambahan atau pindaan pada perlembagaan tidak boleh dikuatkuasakan melainkan dengan kebenaran Pendaftaran Pertubuhan.

Permohonan untuk pindaan kepada perlembagaan tidak hendaklah dibuat kepada Pendaftar Pertubuhan dalam masa 28 hari dari tarikh keputusan tersebut.

1. Persatuan ini tidak boleh dibubarkan melainkan dengan persetujuan sekurang-kurangnya dua pertiga dari ahli yang layak mengundi.
2. Jika sekiranya Persatuan ini dibubarkan seperti yang tersebut di atas maka segala hutang dan perjanjian hendaklah diselesaikan.  Baki wang yang tinggal dahulu hendaklah dibahagikan kepada badan kebajikan yang layak menerima dengan syarat dapat persetujuan ahli.
3. Kenyataan yang bersabit dengan pembubaran itu hendaklah disampaikan kepada Pendaftar Pertubuhan dalam masa 14 hari dari tarikh pembubaran itu.

1. Persatuan dilarang mengendalikan kegiatan yang bertentangan dengan undang-undang negara, ajaran serta tatasusila masyarakat Islam.
2. Persatuan atau ahli tidak boleh menghalang, mengganggu perniagaan atau harga barangan dan mengambil peranan di dalam gerakan kesatuan sekerja seperti yang diterangkan di dalam Undang-Undang Kesatuan Sekerja, 1959.
3. Ahli dilarang menggunakan nama persatuan untuk kepentingan diri.
4. Ahli tidak dibenarkan memberi kenyataan tentang Persatuan kepada awam.
5. Faedah-faedah yang diterangkan di bawah Skesyen 2 Akta Pertubuhan 1966 tidaklah boleh diberi oleh Persatuan kepada mana-mana ahli Persatuan.
6. Seseorang pelajar Universiti atau Kolej Universiti tidak boleh diterima menjadi ahli persatuan ini kecuali ia telah dibenarkan terlebih dahulu secara bertulis oleh Naib Canselor Universiti yang berkenaan.

Fasal 23

Bendera, Lambang dan Lencana